Podaci iz PDF-a i mejla ulaze u sistem bez kucanja
Ako neko u firmi svakodnevno prepisuje brojeve iz dokumenata u program ili tabelu, to je posao koji se danas radi automatski, uz proveru čoveka na kraju.
Prekucavanje je najskuplji način unosa podataka
Spor je, zamoran i najviše greši baš tamo gde greška najviše košta, kod brojeva.
- Fakture dobavljača se unose rukom. Svaka po nekoliko minuta, a kada ih je stotinu mesečno, to je cela radna nedelja.
- Specifikacije stižu u deset različitih oblika. PDF, Excel, slika iz telefona, tekst u mejlu. Svako radi po svom.
- Ugovori se pretražuju ručno. Kada zatreba podatak o roku ili kazni, neko otvara dokumente jedan po jedan.
- Greške izlaze na videlo kasno. Pogrešna cifra se otkrije tek na kraju meseca, kada se ništa lako ne ispravlja.
Koje vrste dokumenata obrađujemo
Sve što ima ponovljivu strukturu, čak i kada ta struktura nije uvek ista.
Ulazne fakture
Dobavljač, broj, datum, stavke, iznosi i PDV se izvlače i upisuju u vaš sistem ili tabelu, spremni za knjiženje.
Ponude i specifikacije
Zahtevi kupaca u različitim oblicima se svode na jedan uredan spisak stavki po vašem šifarniku.
Ugovori
Izvlačenje rokova, iznosa, obaveza i uslova raskida, plus mogućnost da pitate ugovore pitanjem umesto pretragom.
Izveštaji i izvodi
Bankovni izvodi, izveštaji dobavljača i tabele iz drugih sistema se svode na jedan format za dalju obradu.
Pretraga arhive
Postojeća arhiva dokumenata postaje pretraživa po smislu, a ne samo po imenu fajla.
Kadrovska dokumenta
Prijave, ugovori i potvrde se razvrstavaju i povezuju sa dosijeima, uz pažljivo rukovanje ličnim podacima.
Kako se postavlja obrada
Sve počinje od vaših stvarnih dokumenata, ne od uzoraka.
Uzorak dokumenata
Uzimamo pedeset do sto vaših stvarnih dokumenata, uključujući i one loše skenirane i neuredne. Na dobrim uzorcima svako izgleda uspešno.
Definisanje polja
Dogovaramo koja polja tačno treba izvući i kako se zovu u vašem sistemu. Ovaj korak zvuči dosadno, a odlučuje o uspehu.
Obrada i provera tačnosti
Puštamo obradu i poredimo sa ručno unetim podacima. Merimo tačnost po polju i doterujemo dok ne bude pouzdano.
Postavljanje kontrole
Sve što je ispod dogovorene sigurnosti ide čoveku na potvrdu. Ostalo prolazi samo. Vi birate gde je ta granica.
Povezivanje sa sistemom
Podaci ulaze tamo gde vam trebaju, u knjigovodstvo, ERP ili tabelu, uz evidenciju o svakom unosu.
Šta se dobija
- Minuti umesto sati na unos iste količine dokumenata
- Provera na svakoj nesigurnoj stavci umesto slepe automatike
- Manje grešaka u brojevima jer ih niko ne prepisuje
- Pretraživa arhiva u kojoj se podatak nalazi za nekoliko sekundi
- Evidencija o svakom unosu sa mogućnošću povratka na original
- Rasterećen tim za posao koji traži prosuđivanje
Deo jednog sistema, a ne usamljena usluga
Većina firmi kreće od jedne stvari, pa se posle širi. Sve što radimo osmišljeno je tako da se nadovezuje jedno na drugo.
AI integracija u poslovanje
Povezujemo AI sa vašim CRM-om, mejlom, sajtom i tabelama.
Saznajte višeAutomatizacija procesa
Kraj prekucavanju, kopiranju i ručnom prosleđivanju.
Saznajte višeSMAI Chatbot
Odgovara na pitanja kupaca i prikuplja upite non stop.
Saznajte višeAI konsalting i strategija
Snimak procesa, mapa prilika i realan plan uvođenja.
Saznajte višeAI u prodaji i podršci
Da nijedan upit ne ostane bez odgovora.
Saznajte višeAI obuke za timove
Radionice na vašim stvarnim zadacima, ne na teoriji.
Saznajte višeObrada dokumenata, česta pitanja
Koliko je to tačno?
Na urednim dokumentima tačnost po polju je vrlo visoka, na lošim skenovima i rukom pisanim delovima osetno niža. Zato i merimo na vašim dokumentima pre nego što išta obećamo, i zato sve što je ispod dogovorenog praga ide čoveku na potvrdu.
Da li dokumenti odlaze negde van firme?
Zavisi od dogovora. Za osetljive dokumente postoje načini obrade kod kojih sadržaj ne napušta vašu infrastrukturu ili se koriste poslovni nalozi kod kojih se podaci ne koriste za obuku modela. Ovo se dogovara pre početka i zapisuje.
Šta sa dokumentima na stranim jezicima?
Nije problem. Obrada radi na više jezika, uključujući engleski, nemački i jezike regiona, i podatke može da vrati na srpskom.
Imamo deset godina arhive. Može li i to?
Može, i to je čest zahtev. Stara arhiva se obrađuje jednokratno i postaje pretraživa, a nova dokumenta ulaze u redovan tok. Cena za arhivu se računa po količini.
Hajde da vidimo šta se kod vas isplati automatizovati
Na prvom razgovoru prolazimo kroz vaše procese i kažemo vam iskreno gde AI ima smisla, a gde nema. Bez obaveze i bez ponude koju niste tražili.